Location : documents et informations remis par le bailleur

Des documents informatifs sont à remettre au locataire au moment de la signature du contrat de bail.

Diagnostics techniques

Un dossier de diagnostic technique à la charge du bailleur doit être annexé au contrat de location lors de sa signature ou de son renouvellement. Il s'agit :

• du diagnostic de performance énergétique (DPE),
• du constat de risque d'exposition au plomb (CREP),
• de l'état des risques naturels, miniers et technologiques (ERNMT), si nécessaire.

En fonction de la date de signature du contrat de bail, le dossier de diagnostic technique peut également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité et/ou un état de l'installation intérieure du gaz:

* Cas 1 : Bail signé avant le 1er juillet 2017

Il n'est pas nécessaire de fournir un état de l'installation intérieure du gaz et de l'électricité.

* Cas 2 : Bail signé à partir du 1er juillet 2017

** Cas 2.1 : Logement d'un immeuble collectif dont le permis de construire a été délivré avant le 1er janvier 1975

Le dossier de diagnostic technique doit également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité et/ou un état de l'installation intérieure du gaz.

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé,

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).

** Cas 2.2 : Autres logements

Il n'est pas nécessaire de fournir un état de l'installation intérieure du gaz et de l'électricité.

* Cas 3 : Bail signé à partir du 1er janvier 2018

Le dossier de diagnostic technique doit également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation électrique a plus de 15 ans, et/ou un état de l'installation intérieure du gaz si l'installation a été réalisée depuis plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans.

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé,

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).

Autres documents annexes

D'autres documents doivent être annexés au contrat de bail.

La liste de ces documents dépend de la date de signature du bail.

Informations à mentionner dans le contrat de bail

La liste des informations à mentionner dans le contrat de bail (informations sur le bailleur, le locataire, le logement, le loyer, le dépôt de garantie et les frais d'agence) dépend de la date de signature bail.

Toutefois, la surface habitable du logement doit systématiquement être indiquée. En cas d'absence de mention de la surface habitable ou de superficie erronée, le locataire peut, selon la date de signature du bail, intenter une action en diminution de loyer.

* Cas 1 : Absence de superficie

** Cas 1.1 : Bail signé depuis le 27 mars 2014

Si le contrat de location ne mentionne pas la surface habitable du logement loué, le locataire peut mettre en demeure le bailleur de le faire dans un délai d'1 mois suivant la date du contrat de location. Le bailleur dispose à son tour d'un mois pour apporter cette précision. En cas de refus de sa part ou à défaut de réponse dans ce délai, le locataire dispose de 3 mois à compter de la mise en demeure pour saisir le tribunal d'instance dont dépend le logement afin d'obtenir une diminution de loyer.

Tribunal d'instance (TI)

** Cas 1.2 : Bail signé avant le 27 mars 2014

Si le contrat de location ne mentionne pas la surface habitable du logement loué, aucune sanction n'est prévue. Seul le juge peut se prononcer sur l'octroi de dommages et intérêts éventuels.

* Cas 2 : Superficie erronée

** Cas 2.1 : Bail signé depuis le 27 mars 2014

Si le contrat de bail mentionne une surface supérieure de plus de 5% à la surface réelle du logement loué, le bailleur supporte une diminution de loyer proportionnel à l'écart constaté. Le locataire qui constate un tel écart doit demander la diminution de loyer au bailleur par courrier recommandé avec avis de réception. Le bailleur est tenu de répondre dans les 2 mois suivant la réception du courrier. Si aucun accord n'a pu être trouvé ou à défaut de réponse de la part du bailleur dans ce délai, le locataire peut saisir le tribunal d'instance du lieu du logement dans les 4 mois suivant la date d'envoi de la demande pour déterminer la réduction de loyer à appliquer.

La diminution de loyer acceptée par le bailleur ou prononcée par le juge s'applique à compter de la date de signature du bail si la demande a été formulée par le locataire dans les 6 mois suivant la conclusion du bail.

Si la demande a été formulée au-delà de 6 mois, la diminution de loyer prend effet à la date de la demande.

Tribunal d'instance (TI)

** Cas 2.2 : Bail signé avant le 27 mars 2014

Si le contrat de location mentionne une superficie erronée, aucune sanction n'est prévue par la loi. Le juge peut toutefois être saisi par le locataire pour demander une réduction de loyer proportionnelle à l'écart constaté.

La diminution de loyer acceptée par le bailleur ou prononcée par le juge s'applique à compter de la date de signature du bail si la demande a été formulée par le locataire dans les 6 mois suivant la conclusion du bail.

Si la demande a été formulée au-delà de 6 mois, la diminution de loyer prend effet à la date de la demande.

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son mandataire) est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande.

Toute clause du contrat de bail faisant supporter des frais de quittance est considérée comme non écrite (illégale).

La quittance porte sur le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges du montant de la participation éventuelle du locataire aux travaux d'économie d'énergie engagés avant la signature du bail.

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire est tenu de délivrer un reçu pour la somme versée.

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur ou son représentant peut transmettre la quittance par mail.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié.

Ainsi les demandes de provisions sur charges, comme les régularisations annuelles, sont justifiées par la communication :

• de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
• du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire

• le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
• le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,
• et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justifiant la récupération des charges.

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

En cas de litige sur le montant des charges locatives, la commission départementale de conciliation peut être saisie pour tenter de trouver une solution amiable.

Si aucune solution n'est trouvée ou si les parties ne s'adressent pas à la commission de conciliation, le tribunal d'instance est compétent.

Diagnostics techniques

Un dossier de diagnostic technique à la charge du bailleur doit être annexé au contrat de location lors de sa signature ou de son renouvellement. Il s'agit :

• un diagnostic de performance énergétique,
• un constat de risque d'exposition au plomb si le logement date d'avant janvier 1949,
• un état des risques naturels, miniers et technologiques si le logement est situé dans une zone à risque.

En fonction de la date de signature du contrat de bail, le dossier de diagnostic technique peut également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité et/ou un état de l'installation intérieure du gaz:

* Cas 1 : Bail signé avant le 1er juillet 2017

Il n'est pas nécessaire de fournir un état de l'installation intérieure du gaz et de l'électricité.

* Cas 2 : Bail signé à partir du 1er juillet 2017

** Cas 2.1 : Logement d'un immeuble collectif dont le permis de construire a été délivré avant le 1er janvier 1975

Le dossier de diagnostic technique doit également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité et/ou un état de l'installation intérieure du gaz.

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé,

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).

** Cas 2.2 : Autres logements

Il n'est pas nécessaire de fournir un état de l'installation intérieure du gaz et de l'électricité.

* Cas 3 : Bail signé à partir du 1er janvier 2018

Le dossier de diagnostic technique doit également comporter un état de l'installation intérieure de l'électricité si l'installation électrique a plus de 15 ans, et/ou un état de l'installation intérieure du gaz si l'installation a été réalisée depuis plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans.

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé,

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

• un état de l'installation intérieure du gaz réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement,
• ou un état de l'installation intérieure de gaz réalisée depuis moins de 6 ans par un professionnel certifié par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (Cofrac).

Autres documents annexes

D'autres documents doivent être annexés au contrat de bail.

La liste de ces documents dépend de la date de signature du bail.

Si le contrat de location prévoit le paiement des charges au réel (et non pas au forfait), le bailleur doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être listées au sein du contrat de bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.

* Cas 1 : Bail signé depuis le 27 mars 2014

Si le bail prévoit un forfait de charges son montant est établi sur la base de la liste des charges locatives. ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné à la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de la variation annuelle de l'IRL.

Le système du forfait ne permet pas de procéder à des régularisations ou compléments ultérieurs.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le bailleur qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié par la communication :

• de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
• du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :

• le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
• le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,
• et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

* Cas 2 : Bail signé avant le 27 mars 2014

Si le bail prévoit le paiement d'un forfait de charges (somme fixe ou un pourcentage du loyer), ce forfait couvre alors l'ensemble des charges et le propriétaire ne peut pas récupérer d'autres dépenses auprès du locataire (par exemple, dépense due à une surconsommation d'eau). Aucun justificatif n'est à fournir pour justifier le forfait.

Si le bail prévoit le paiement des charges au réel, c'est-à-dire correspondant aux dépenses réellement engagées, le bailleur est tenu de justifier les dépenses à l'appui de documents (factures par exemple).

Depuis le 27 mars 2014, la remise gratuite d'une quittance de loyer peut être exigée par le locataire dès lors qu'il a réglé son loyer.

Cette exigence s'applique à l'égard du bailleur et de son représentant s'il délègue la gestion locative du logement à une agence immobilière par exemple.